FAQ

Zazwyczaj masz z góry określony termin na wysłanie pisma, w którym nie zgadzasz się z decyzją w swojej sprawie. Najczęściej jest to 7 lub 14 dni.  Zazwyczaj jeśli wyślesz pismo po upływie tego okresu, nie zostanie ono rozpatrzone, a Twoja sprawa zostanie uznana za zakończoną. Aby precyzyjnie ustalić, kiedy przypada ostatni dzień na wysłanie pisma musisz wiedziec ze 100 % pewnością, kiedy doręczono Ci  pismo.  

Pismo mogło Ci być wręczone w urzędzie (jeżeli potwierdziłeś (aś) podpisem jego odebranie)  albo dostarczone pocztą – wówczas dzień, w którym odebrałeś (aś) je od urzędnika, listonosza lub w okienku pocztowym to prawdziwy dzień doręczenia. Niekiedy jednak listonosz zostawia list innej dorosłej osobie, która z Tobą mieszka – wówczas dzień, w którym ona odebrała list jest dniem doręczenia. 

Znając dokładny dzień doręczenia i długość terminu (7, czy 14 dni lub jeszcze inny okres) możemy przejść dalej: dodaj tę  liczbę dni  do dnia odbioru ale zacznij liczenie od dnia kolejnego po odbiorze. Tzn. jeśli odebrałas list w środę 2 marca i masz 14-dniowy termin do wysłania odwołania, to pomijasz tę pierwszą środę i odliczasz 14 dni począwszy od 3 marca. Wówczas ostatni dzień przypada na środę 16 marca i do tego dnia włącznie musisz wysłać pismo na poczcie albo złożyć w biurze podawczym urzędu (pamiętaj, żeby dostać potwierdzenie nadania). Nie przejmuj się dniami wolnymi – one są wliczane  tak samo jak inne z jednym wyjątkiem: jeśliby się okazało, że Twój ostatni dzień na wysłanie pisma to sobota, niedziela lub święto – list możesz jeszcze wysłać w pierwszym roboczym dniu jaki po nich następuje. Ma to sens – nie można oczekiwać od Ciebie, że będziesz wysyłać list w dniu, w którym większość urzędów pocztowych jest zamknięta.

W polskim prawie w postępowaniu administracyjnym strona ma obowiązek ustanowić pełnomocnika do doręczeń jeśli nie mieszka w Polsce w trakcie procedury.

Pełnomocnikiem do doręczeń może być każda osoba, która ma ukończone 18 lat i posiada  pełną zdolność do czynności prawnych (tzn. nie jest ubezwłasnowolniona)  oraz posiada miejsce zamieszkania w Polsce. Pełnomocnik do doręczeń odbiera pod swoim adresem pocztę przeznaczoną dla kogoś innego – tj. dla osoby, która go do tego upoważniła. Pozwala to urzędom przesyłać ważne pisma w kraju także do osób, które aktualnie przebywają poza Polską, bez konieczności korzystania z usług pocztowych innych państw. O otrzymaniu korespondencji pełnomocnik do doręczeń powinien niezwłocznie poinformować osobę, dla której jest ona przeznaczona i przekazać jej jak najszybciej treść korespondencji. Z punktu widzenia urzędu, od momentu odebrania poczty przez pełnomocnika do doręczeń, jest ono już prawidłowo doręczone, tzn. że zaczynają biec terminy do złożenia odwołań czy zażaleń.

Pełnomocnik to osoba, która reprezentuje Twoje interesy przed sądami lub organami administracji, które prowadzą Twoją sprawę. To ona, a nie Ty, będzie otrzymywać korespondencję urzędową, w tym decyzje w Twojej sprawie. Twój pełnomocnik może składać w Twoim imieniu wnioski dowodowe, odwołania od negatywnych decyzji, a także skargi do sądu. Może uczestniczyć w przesłuchaniu Twoim i świadków aktywnie zadając pytania.  Fakt, że posiadasz pełnomocnika  nie wyłącza Twojej możliwości działania. Oznacza to, że pomimo że masz pełnomocnika, Ty także możesz składać wnioski dowodowe, odwołania czy skargi, a także uczestniczyć w przesłuchaniu świadków. Pamiętaj jednak, że to pełnomocnik będzie otrzymywał korespondencję z urzędu w Twojej sprawie. Dlatego tak ważne jest, aby wybrać pełnomocnika, z którym masz dobry kontakt oraz któremu ufasz, że będzie Cię dobrze reprezentował. Jeśli w trakcie postępowania będziesz chciał(-a) zrezygnować lub zmienić pełnomocnika, od razu poinformuj sąd lub urząd, przed którym toczy się Twoja sprawa, że wypowiadasz pełnomocnictwo dotychczasowemu pełnomocnikowi. 

W postępowaniu administracyjnym, a więc przed organami administracji (np. Wojewoda, Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, Komendant Placówki/Oddziału Straży Granicznej, Komendant Główny Straży Granicznej) Twoim pełnomocnikiem może być każda dorosła osoba, która nie została ubezwłasnowolniona. Nie musi być ona nawet prawnikiem, ani tym bardziej adwokatem lub radcą prawnym. Dla Twojego bezpieczeństwa powinna być to jednak osoba, która zna się na prowadzeniu spraw danego rodzaju, której ufasz oraz z którą utrzymujesz regularny kontakt (Twój pełnomocnik powinien Cię informować o wszystkich pismach urzędowych, które otrzymuje w Twojej sprawie).

W postępowaniu przed sądem administracyjnym (Wojewódzki Sąd Administracyjny lub Naczelny Sąd Administracyjny) Twoim pełnomocnikiem może być co do zasady adwokat lub radca prawny. Przed sądami administracyjnymi może Cię reprezentować także Twój małżonek, rodzeństwo, rodzice, dziadkowie, dorosłe dzieci lub wnuki.
Skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego w Twoim imieniu możesz złożyć albo samodzielnie albo przez pełnomocnika, który ma prawo do reprezentowania Cię przed tym sądem. Zauważ, że nie każdy pełnomocnik, który reprezentował Cię przed organami administracji ( np. pisał w Twoim imieniu odwołanie)  będzie mógł reprezentować Cię przed sądem administracyjnym.

Pamiętaj, że są sytuacje, w których Ty nie będziesz mógł działać samodzielnie w swojej sprawie. Tylko pełnomocnik zawodowy, a więc adwokat lub radca prawny, będzie mógł Cię reprezentować. Dotyczy to przede wszystkim składania skargi kasacyjnej do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Skarga taka musi zostać podpisana przez adwokata lub radcę prawnego. 

Jeśli musisz wysłać pismo do urzędu w określonym terminie, np. odwołanie czy skargę, możesz zrobić to na kilka sposobów:

1. Zanieś osobiście podpisane pismo na biuro podawcze urzędu lub sądu przed upływem zakreślonego terminu
2. Jeśli posiadasz profil zaufany, możesz wysłać przed upływem zakreślonego terminu za pośrednictwem platformy ePUAP pismo podpisane elektronicznie profilem zaufanym (UWAGA: nie dotyczy postępowań przed sądem karnym lub cywilnym). 
3. Wyślij je Pocztą Polską za potwierdzeniem nadania przed upływem zakreślonego terminu. Termin uważa się zachowany, jeśli nadasz swoje pismo przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ. Nie jest ważne kiedy dotrze ono do sądu lub urzędu. Pamiętaj jednak, że musisz wysłać pismo za pośrednictwem Poczty Polskiej, a także musisz otrzymać na poczcie potwierdzenie nadania.
4. Jeśli przebywasz w innym kraju Unii Europejskiej, wyślij pismo za potwierdzeniem nadania przed upływem zakreślonego za pośrednictwem publicznego operatora pocztowego działającego w tym kraju ( czyli odpowiednik Poczty Polskiej w danym kraju). Termin uważa się zachowany, jeśli nadasz swoje pismo przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ.
5. Jeśli przebywasz za granicą (także poza Unią Europejską) możesz złożyć pismo przed upływem zakreślonego terminu w polskim urzędzie konsularnym. Termin uważa się zachowany, jeśli zrobisz to przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ.
6. Jeśli przebywasz w strzeżonym ośrodku lub areszcie dla cudzoziemców lub przebywasz w zakładzie karnym lub jesteś pozbawiony wolności, złóż pismo przed upływem zakreślonego terminu w administracji zakładu karnego lub strzeżonego ośrodka lub aresztu dla cudzoziemców. Termin uważa się zachowany, jeśli zrobisz to przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ. Postaraj się uzyskać na piśmie od administracji potwierdzenie daty złożenia przez Ciebie pisma. 
7. Jeśli jesteś członkiem statku morskiego, możesz złożyć pismo przed upływem zakreślonego terminu kapitanowi statku. Termin uważa się zachowany, jeśli zrobisz to przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ.
8. Jeśli pełnisz służbę wojskową, możesz złożyć pismo przed upływem zakreślonego terminu w dowództwie jednostki wojskowej. Termin uważa się zachowany, jeśli zrobisz to przed upływem terminu zakreślonego przez sąd lub organ.

Niektóre pisma, takie jak odwołania lub skargi, wnosi się za pośrednictwem określonego organu lub sądu, który następnie dopiero prześle nasze pismo do właściwego organu, do którego powinno ono trafić.  Oznacza to, że nawet jeśli chcesz, żeby pismo trafiło docelowo do urzędu A, musisz zaadresować je do urzędu B, który prześle je do organu A.  

Przykład: Odwołanie od decyzji w sprawie odmowy udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy składa się do Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców za pośrednictwem Wojewody, który prowadził Twoją sprawę. Oznacza to, że odwołanie to należy wysłać na adres właściwego Wojewody, który prześle je następnie do Szefa Urzędu ds. Cudzoziemców. 

Informacja o tym za pośrednictwem jakiego organu należy wnieść dane pismo powinna znaleźć się w pouczeniu decyzji, którą otrzymałeś/aś. Można jednak przyjąć, że co do zasady odwołania oraz skargi wnosi się za pośrednictwem tego organu lub sądu, który wydał daną decyzję lub wyrok. 
Pamiętaj jednak, że większość pism, które nie są odwołaniami ani skargami, wnosi się bezpośrednio do tego organu, który aktualnie prowadzi Twoją sprawę.