Jak przygotować akty stanu cywilnego do wniosku o zezwolenie na pobyt członka rodziny?

Wniosek oraz dokumenty w procedurze udzielenia zezwolenia na zamieszkanie na pobyt czasowy ze względu na pobyt z rodziną, w trybie tzw. łączenia rodzin, składa w odpowiednim urzędzie wojewódzkim członek rodziny mieszkający w Polsce, jednak część dokumentów musi być przygotowana i przesłana przez osobę przebywającą za granicą. Niektóre z nich dodatkowo należy potwierdzić za zgodność z oryginałami w polskiej ambasadzie.

Największe wyzwanie stanowią akty stanu cywilnego (akt małżeństwa, akt urodzenia), muszą być one bowiem formalnie poświadczone przez konsula Rzeczypospolitej Polski lub/i przez organy kraju pochodzenia osoby przebywającej poza Polską. Oznacza to, że członek rodziny przebywający za granicą musi zadbać o ich poprawne przygotowanie.

W zależności od kraju, z którego pochodzi dokument,są dwie ścieżki poświadczenia dokumentów stanu cywilnego: apostille lub legalizacja.

  1. Apostille

    Jeżeli kraj, z którego pochodzi osoba, z którą chcesz połączyć się w Polsce jest sygnatariuszem Konwencji Haskiej – tzw. “Konwencji o apostille” – wystarczy, że na dokumencie postawiona będzie pieczęć – klauzula – tak zwana apostille. Stanowi ona poświadczenie dokumentu sporządzonego w danym państwie i umożliwia legalne użycie go w innym kraju.

    Poświadczenie to wydawane jest przez właściwy organ państwa, z którego dokument pochodzi – w zależności od kraju jest to najczęściej odpowiednik polskiego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych lub Sprawiedliwości (o dokładny organ/urząd należy dowiedzieć się w swoim kraju).

  2. Legalizacja dokumentów

    Jeśli wybrany kraj nie jest stroną Konwencji o Apostille, osoba planująca przyjechać do Polski musi swoje akty stanu cywilnego zalegalizować.

    Procedura to oznacza, że najpierw dokument należy uwierzytelnić przez odpowiedni organ swojego kraju (najczęściej jest to Ministerstwo Spraw Zagranicznych), a następnie dodatkowo zalegalizować w ambasadzie RP przez polskiego konsula.

    Po uzyskaniu na jeden z wymienionych sposobów odpowiednich pieczątek, gotowe dokumenty trzeba przesłać do Polski.

    Po dotarciu do Polski akty stanu cywilnego muszą być dodatkowo przetłumaczone przez polskiego tłumacza przysięgłego.

Transkrypcja aktów 

Dodatkową opcją jest wpisanie dokumentu do polskich ksiąg stanu cywilnego w procedurze transkrypcji. Będzie to szczególnie korzystne w sytuacji, gdy napotykasz na trudności związane z zalegalizowaniem dokumentu lub uzyskaniem apostille (urząd stanu cywilnego poprosi o zalegalizowany dokument tylko wówczas, gdy nabierze wątpliwości co do autentyczności dokumentu). W celu transkrypcji musisz się udać do dowolnego urzędu stanu cywilnego (brak jest rejonizacji według miejsca zamieszkania) z oryginałem dokumentu oraz jego tłumaczeniem przysięgłym, procedura powinna się zakończyć w terminie 30 dni.

Dodatkowe informacje

W procesie gromadzenia dokumentów na pobyt czasowy większość z nich przygotować musi wnioskodawca (osoba przebywająca w Polsce) – są to na przykład umowa najmu, dokumenty potwierdzające źródło dochodu i tym podobne.

Trzeba jednak pamiętać, że osoba planująca dołączyć do członka swojej rodziny również musi przygotować i przesłać do Polski szereg dokumentów. Przygotowując się do obowiązkowej wizyty w polskim konsulacie w celu podstemplowania paszportu, warto je skompletować, aby ułatwić sobie i konsulowi tę procedurę.

Zalecenia różnią się w zależności od konsulatu (warto przed wizytą napisać maila lub zadzwonić), jednak co do zasady radzimy przygotować i wziąć ze sobą na spotkanie:

  • wypełniony i wydrukowany wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy, podpisany przez członka rodziny przebywającego w Polsce (UWAGA! doczytaj TUTAJ o podpisywaniu takiego wniosku);
  • dokument podróży (paszport) oraz jego kopię – na kopii konsul poświadczy (za opłatą)  zgodność dokumentu podróży z oryginałem;
  • upoważnienie do złożenia wniosku o pobyt czasowy przez członka rodziny przebywającego w Polsce (podpisane przez osobę do niej dołączającą);
  • akty stanu cywilnego (oryginały) – w przypadku małżonków – akt małżeństwa, w przypadku dzieci – akty urodzenia.

! UWAGA ! Aby zwiększyć szanse na to, że wizyta w konsulacie zakończy się sukcesem, najlepiej upewnić się telefonicznie lub mailowo  wcześniej jakie dokumenty przygotować, ponieważ zasady te różnią się w zależności od kraju. Warto też dopytać o obowiązujące opłaty.